Requisitos Generales
Cada Beneficiario de un subsidio debe presentar informes financieros anuales y finales e informes de desempe帽o anuales y finales que describen brevemente el nivel de cumplimiento con todos los objetivos propuestos y que justifican cualquier diferencia que pueda haber entre las actividades propuestas y los logros reales. Debe describir los logros para cada objetivo por separado. Los beneficiarios que eligen solicitar pagos anticipados deben tambi茅n presentar informes financieros trimestrales.
Algunos proyectos espec铆ficos pueden tener requisitos adicionales; si no est谩 seguro de la documentaci贸n adicional requerida, por favor, p贸ngase en contacto con el Administrador de su subsidio en la DBHC.
Debe demostrar que ha logrado todo lo que se ha propuesto lograr con los fondos del subsidio as铆 como con las contribuciones de contrapartida en efectivo y en especie.
Nos fijaremos si se han hecho cambios significativos en el presupuesto o el alcance del proyecto sin haber obtenido una aprobaci贸n previa. Si obtuvo esta aprobaci贸n previa lo debe aclarar en su informe.
No es necesario presentar un informe largo si las actividades del proyecto se han completado tal cual descritas; con solo decir que "esta actividad se ha completado en un 100%" podr铆a suficiente en algunos casos. Adjunte la documentaci贸n referente a los resultados y los productos.
Informe puntualmente y con rigurosidad. Sus informes y todos los documentos adjuntos constituyen los documentos oficiales que demuestran que usted ha gastado el dinero del subsidio seg煤n lo acordado.
La presentaci贸n puntual de todos los informes y la documentaci贸n requerida es un componente importante del desempe帽o. Los revisores de las propuestas NMBCA tomar谩n en cuenta el desempe帽o anterior del solicitante en los proyectos pasados y actuales. Para determinar la fecha de entrega del informe anual y final, vea el acuerdo ("grant agreement") y la carta acompa帽ante (鈥淣otice of Award鈥�). Se deben entregar sin falta a m谩s tardar en esas fechas.
Cada informe anual y final debe incluir lo siguiente (se describen a continuaci贸n los detalles de cada componente):
- Un relato conciso que describe los logros para cada objetivo propuesto. Haga una lista de cada uno de los objetivos de su propuesta y de sus criterios de evaluaci贸n respectivos indicando si se logr贸 o no el 100% del objetivo y en caso de que no se haya logrado, explique porqu茅.
- Una comparaci贸n de las partidas presupuestadas (propuestas) y las partidas ejercidas (gastadas). Sugerimos que copie el cuadro del presupuesto de su propuesta e inserte columnas para "gastos ejercidos del subsidio" y "contribuciones de contrapartida ejercidas/contribuidas". El cuadro debe tener un formato que permita que se imprime en una hoja de tama帽o est谩ndar para cartas de EE.UU. (es decir, con un ancho m谩ximo de 8 pulgadas o 20 cm).
- Un formulario SF-425 firmado y fechado (Federal Financial Report, FFR).
- Cualquier documento adjunto pertinente (por ejemplo, documentaci贸n referente a bienes ra铆ces, pol铆gonos SIG, fotos, productos de los proyectos, inventarios del equipo que tenga un valor mayor a los $5.000). Revise las Pautas para el Subsidio para saber que documentaci贸n debe incluir en su informe. Las pautas se pueden encontrar aqui.
?Su informe incluye los siguientes componentes requeridos?
- Relato
- Comparaci贸n de presupuestos
- Formulario SF-425 firmado y fechado
- Documentos adjuntos pertinentes
Informe de avances (relato e informaci贸n t茅cnica)
- Trate de estructurar el informe sobre los avances logrados de forma parecida a su propuesta, es decir, usando el mismo orden en que se presentaron los objetivos, las actividades, y los productos para informar sobre sus logros y usando el mismo cuadro del presupuesto. Puede tambi茅n presentar un cuadro comparativo de los objetivos y los logros, siempre y cuando siga el mismo orden de presentaci贸n que en la propuesta. Ejemplo 1
- Su informe final (o su segundo informe anual, si le concedieron una extensi贸n) debe ser acumulativo incluyendo informaci贸n desde el inicio del subsidio hasta el final del a帽o del cual est谩 informando con un resumen de los logros y los gastos incluidos en su informe anterior.
- Es preferible que env铆e la documentaci贸n como archivos adjuntos a un correo electr贸nico en lugar de versiones impresas de estos documentos. Por favor indique el n煤mero del proyecto o el n煤mero del Acuerdo de Adjudicaci贸n en el rengl贸n "Subject/Tema" del correo electr贸nico.
- Si necesita m谩s tiempo para completar su informe, comun鈥檘uese con el Administrador de su subsidio en la DBHC del USFWS por lo menos un d鈥檃 antes de la fecha prevista de entrega. Se puede extender el plazo de entrega por 30 d鈥檃s como m谩ximo.
- Puede presentar sus informes en ingl茅s, espa帽ol, o portugu茅s.
FORMATO preferido para la parte narrada del INFORME- T铆tulo, n煤mero del proyecto, y n煤mero del Acuerdo de Adjudicaci贸n del subsidio NMBCA
- Nombre del responsable del proyecto (coordinador), nombre de la organizaci贸n que recibi贸 el subsidio.
- Periodo del subsidio: Comienza el mes/d铆a/a帽o y termina el mes/d铆a/a帽o [ver recuadro 17 de su Acuerdo de Adjudicaci贸n]
- "Informe anual para el periodo que termina el mes/d铆a/a帽o o "Informe Final"
- LOGROS PARA CADA OBJETIVO DE LA PROPUESTA
- Cuadro
- Relato
- Lista de documentos adjuntos que incluye la documentaci贸n sobre cada resultado y producto.
- Debe incluir todos los objetivos y productos financiados con contribuciones de contrapartida. Todos los requisitos de presentaci贸n de informes y documentaci贸n se aplican tambi茅n a todas las actividades financiadas con fondos de contrapartida. Por ejemplo, si propone proporcionar una superficie de 1,000 hect谩reas como contribuci贸n de contrapartida en especie, debe enviar copias de toda la documentaci贸n requerida sobre la propiedad (t铆tulo, documento de cierre de la operaci贸n o verificaci贸n de pago si el precio y la fecha de compra no se incluyen en el t铆tulo, tasaci贸n, mapa, pol铆gonos SIG). Debe mandar esto antes de enviar su informe final.
- Se帽ale los logros medibles. Haga una lista de todos los productos y resultados de su proyecto, y adjunte copias electr贸nicas de los productos. Recuerde que debe incluir todos los objetivos y productos, incluyendo aqu茅llos financiados con fondos de contrapartida. Si no logra un objetivo, se le puede pedir que devuelva los fondos del subsidio. Se帽ale de qu茅 manera el proyecto mejor贸 la conservaci贸n de especies de aves migratorias neotropicales.
- Si su proyecto incluy贸 la investigaci贸n y el monitoreo, describa c贸mo la informaci贸n se utiliz贸 para la conservaci贸n y quienes la utilizaron. Describa c贸mo se hicieron disponibles los datos resultantes de este proyecto a la comunidad de la conservaci贸n y c贸mo contribuyeron a un mayor conocimiento de la conservaci贸n de aves migratorias neotropicales.
- Describa los mecanismos utilizados para asegurar una adecuada participaci贸n de la poblaci贸n local en la implementaci贸n del proyecto.
- Se帽ale cualquier consulta que puede haber tenido con las autoridades responsables del manejo de la vida silvestre y con otros funcionarios del gobierno con injerencia sobre los recursos de inter茅s para el proyecto. Describa c贸mo coordin贸 sus actividades con las autoridades pertinentes y c贸mo les inform贸 sobre estas actividades.
- Explique c贸mo las organizaciones involucradas continuar谩n con las actividades del proyecto una vez que se acabe la financiaci贸n NMBCA.
- Haga una lista de los resultados, los productos y las entregas que resultaron de su proyecto (incluyendo las actividades financiadas con fondos del subsidio y con fondos de contrapartida) y que se completaron antes de finalizar el periodo del subsidio. Eval煤e cada objetivo y describa el impacto de sus actividades sobre las aves migratorias neotropicales. Muestre la calidad y cantidad de los 茅xitos logrados mediante el uso de indicadores de desempe帽o que ayudaron a determinar si su proyecto fue exitoso. Compare su evaluaci贸n previa al proyecto con sus resultados. Describa las medidas y la l铆nea de base (u objetivo) que identific贸 para cada objetivo, y provea los n煤meros y porcentajes finales. Por ejemplo: 500 hect谩reas/133%, 400 ni帽os capacitados/150%, 2000 谩rboles plantados/100%, 2 guardaparques empleados/100%). Como regla general, se debe lograr el 100% del objetivo propuesto pero si esto no ocurre, explique porqu茅, (es decir, qu茅 caus贸 un logro menor, c贸mo pudo superar la dificultad y cu谩les fueron las lecciones aprendidas que lo ayudar谩 a mejorar sus esfuerzos en el futuro). S贸lo se aceptar谩 un nivel de logro menor en casos excepcionales.
- El t茅rmino "equipo" se refiere a propiedad personal tangible, no-fungible, con una vida 煤til de m谩s de un a帽o y un costo de adquisici贸n de USD$5.000 o m谩s por unidad. Lea las pautas del subsidio con atenci贸n si compra equipo con fondos de contrapartida o con fondos del subsidio. Los beneficiarios deben hacer un inventario f铆sico del equipo adquirido con fondos del subsidio y con fondos de contrapartida o del equipo recibido como contribuci贸n de contrapartida en especie y debe presentar ese inventario junto con el informe final. Si tiene equipo por un valor de m谩s de USD$5.000 comprado con fondos del subsidio o con fondos de contrapartida, incluya la siguiente informaci贸n en su informe final:
鈥� Indique si el equipo sigue siendo necesario para el proyecto;
鈥� Indique si el equipo sigue siendo necesario para otro proyecto o programa patrocinado por el USFWS;
鈥� Indique si el equipo sigue siendo necesario para otro proyecto o programa patrocinado por otra agencia federal; o
鈥� Pida instrucciones para disponer de todo el equipo que tenga un valor justo de mercado por unidad de m谩s de $5.000. - Utilice el equipo para el proyecto para el que se compr贸 siempre y cuando se necesite, a煤n si el proyecto ya no sigue recibiendo fondos federales. Cuando no se necesite m谩s para el proyecto original, el Beneficiario debe usar el equipo para otras actividades que reciban fondos federales. Deshacerse del equipo relacionado al proyecto es un proceso complicado y requiere el permiso previo del FWS; p鈥檇ale las instrucciones al Administrador de su subsidio con por lo menos un mes de antelaci贸n a la fecha en que piensa disponer del equipo. Si se autoriz贸 la construcci贸n de un edificio, explique c贸mo este edificio seguir谩 contribuyendo a la conservaci贸n de aves migratorias neotropicales.
Definiciones
Objetivo: El resultado espec鈥檉ico que se espera lograr con este proyecto (por ejemplo, un aumento del 10 por ciento del h谩bitat restaurado en el 谩rea del proyecto).
Entrega/producto: Por ejemplo, el n煤mero de hect谩reas restaurados.
Resultado: Meta deseada del objetivo (por ejemplo, un mayor n煤mero de aves migratorias neotropicales que usan el h谩bitat restaurado).h3>CUADRO RESUMEN I
Se sugiere incluir un cuadro que resuma sus logros. Esto no es un requisito, pero si decide hacerlo, a continuaci贸n encontrar谩 un ejemplo.
Objetivo (en el mismo orden que en la propuesta) | Resultado esperado (seg煤n loindicado en la propuesta) | Descripci贸n de las actividades realizadas durante el periodo del proyecto | Grado de cumplimiento con los objetivos fijados (0-100% | Descripci贸n de los problemas o asuntos que se tuvieron que resolver, de las medidas o acciones que se tuvieron que tomar o de los resultados adicionales que se obtuvieron |
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OBJETIVO 1: MANEJO DEL HABITAT DE AVES MIGRATORIAS | ||||
1.a. Aumento en la capacidad de monitoreo de las aves | 1.a. 22 guardaparques capacitados en el anillado de aves | Se realizaron 4 talleres de capacitaci贸n en comunidades vecinas | 100% | Se capacitar谩n 10 guardaparques adicionales el pr贸ximo a帽o con fondos de la fundaci贸n de parques. Se recibi贸 la aprobaci贸n previa para el reemplazo del coordinador de capacitaci贸n el 1ro de febrero del 2011. |
1.b... | 1.b... | ... | ... | 胀 |
OBJETIVO 2. RESTAURACIN DEL HABITAT PARA AVES MIGRATORIAS | ||||
OBJETIVO 3. MONITOREO DE AVES MIGRATORIAS |
Obligaciones especiales para los que han adquirido tierras o servidumbres ecol贸gicas:
- En el pr贸ximo informe despu茅s de completar una adquisici贸n, presente copias de toda la documentaci贸n incluyendo la documentaci贸n legal (documento de la operaci贸n de cierre, tasaci贸n, t鈥檛ulo, mapas y pol鈥檊onos SIG) mostrando que se han completado todas las adquisiciones. Presente la documentaci贸n similar para cualquier adquisici贸n de tierra provista como contribuci贸n de contrapartida, a煤n si ha sido donada o si la adquisici贸n ocurri贸 antes del comienzo del periodo del proyecto.
- Si sus objetivos incluyeron el mantenimiento, el manejo, la protecci贸n o la restauraci贸n del h谩bitat de las aves, indique el n煤mero de hect谩reas o acres directamente impactadas por cada una de estas cuatro actividades secundarias y muestre claramente si alguna ha sido contado m谩s de una vez. Por ejemplo, "Una servidumbre ecol贸gica de 1.000 hect谩reas donada por el gobierno provincial como fondo de contrapartida (Parcela 1), 500 hect谩reas adquiridas por el Beneficiario con fondos del subsidio (Parcela 2), 200 hect谩reas (dentro de la Parcela 2) alambradas, 100 hect谩reas (dentro de la Parcela 1) reforestadas.
- Si su proyecto incluye la adquisici贸n o la restauraci贸n de tierras (incluyendo la reforestaci贸n), indique el n煤mero de hect谩reas (o acres) adquiridas o restauradas (explicando cu谩ntas de esas hect谩reas han sido contadas en ambas categor鈥檃s) y provea un mapa bajo el punto 11.
- Si est谩 adquiriendo servidumbres ecol贸gicas, describa los t茅rminos de la servidumbre propuesta. Describa los derechos que ser谩n protegidos o las actividades que ser谩n prohibidas como resultado de la servidumbre, el tiempo de vigencia de dicha servidumbre, el tipo de organizaci贸n que estar谩 a cargo de la misma, y el tipo de compensaci贸n que recibir谩 el propietario. Si hay leyes o pol铆ticas que regulan las servidumbres ecol贸gicas en el pa鈥檚, provea un enlace a la legislaci贸n o el nombre de la misma. Finalmente, describa de qu茅 manera se supervisar谩 el cumplimiento con los t茅rminos de la servidumbre ecol贸gica durante su vigencia.
- Si su proyecto incluye la adquisici贸n o restauraci贸n de tierra (incluyendo la reforestaci贸n), muestre los pol鈥檊onos de cada 谩rea espec鈥檉ica que se adquiri贸 o se restaur贸.
- Ahora se requiere la presentaci贸n de pol铆gonos trazados usando software de sistemas de informaci贸n geogr谩fica (SIG) como documentos adjuntos al informe final. Presente los pol铆gonos completos en formato de datos de vectores geoespaciales para SIG (shapefiles) que describen todas las propiedades que fueron compradas, restauradas o mejoradas por su organizaci贸n o sus socios con fondos del subsidio, o con contribuciones de contrapartida o que usted acept贸 como contribuciones de contrapartida en especie como parte de su proyecto. Si usted no tiene acceso al software SIG podr谩 crear mapas digitales del 谩rea del proyecto usando la herramienta de mapeo en l鈥檔ea del FWS-NAWCA. Vea las instrucciones sobre c贸mo usar esta herramienta en esta 辫谩驳颈苍补.
- Provea las pruebas (por ejemplo, un correo electr贸nico o una carta) de que usted le ha informado a la agencia gubernamental correspondiente en su pa鈥檚 sobre su intenci贸n de adquirir tierras durante el transcurso de este proyecto.
Comparaci贸n del presupuesto y los gastos
- Le sugerimos que haga una copia del cuadro presupuestario detallado en su propuesta y que le inserte una columna para gastos NMBCA y otra columna para los gastos de las contribuciones de contrapartida de cada uno de sus socios ("contrapartida"). Aseg煤rese que todos los totales parciales sean correctos y exprese las cantidades en d贸lares estadounidenses. Ejemplo
- Diferencie gastos en efectivo y en especie. Recuerde que todas las actividades que se lleven a cabo en los Estados Unidos y Canad谩 deben ser acompa帽adas de contribuciones de contrapartida equivalentes en efectivo.
- Las contribuciones que ya se han usado como contribuciones de contrapartida para otros proyectos que reciben fondos de fuentes federales de los EE.UU. no pueden ser utilizados como fondos de contrapartida.
- Los costos de los salarios del personal, incluyendo los ofrecidos como fondos de contrapartida, y las horas de trabajo voluntario deben ser bien documentados, por ejemplo se debe llevar un registro de las horas de trabajo voluntario.
- Haga una lista de cada uno de los socios que contribuyeron fondos de contrapartida indicando la cantidad total que contribuyeron e incluya su propia organizaci贸n (el Beneficiario) en esta lista. Se le pedir谩 que devuelva una porci贸n de los fondos del subsidio si los fondos provenientes de sus socios no son suficientes.
- Si su organizaci贸n tiene un acuerdo formal ("NICRA") que fija una tasa de costos indirectos negociado oficialmente con una agencia federal de los EE.UU. (su agencia "competente") adjunte una copia de dicho acuerdo.
- Puede usar este cuadro comparativo para completar el SF-425.
SF-425 Informe financiero federal para los informes anuales y finales:
- Todos los beneficiarios deben presentar un informe financiero anual a nuestra oficina completando el formulario SF-425 (Federal Financial Report, FFR). (Estas instrucciones no se aplican a los informes trimestrales que posiblemente tenga la obligaci贸n de presentar tambi茅n). Puede obtener el formulario descarg谩ndolo de SF425 Form Spanish y las Instrucciones de SF425 - Spanish.
- Presente el formulario SF-425 con cada informe anual y final a m谩s tardar antes de cumplidos los 90 d鈥檃s posteriores a la firma del Acuerdo de Adjudicaci贸n (recuadro 17). Por favor ignore los requisitos descritos en #1 de las instrucciones para la presentaci贸n del informe SF-425 ya que no se aplican en este caso.
- No incluya informaci贸n sobre m谩s de un subsidio en un s贸lo formulario. (A煤n cuando el formulario SF-425 puede aceptar informaci贸n sobre m谩s de un subsidio, nosotros s贸lo aceptaremos un formulario SF-425 por cada subsidio).
- Complete los puntos 1 帽 9 en el formulario, luego los renglones 10 d 帽 k, salteando los renglones a 帽 c. Si ha obtenido alg煤n ingreso como resultado de las actividades del proyecto (por ejemplo, ingresos por arrendamiento de las propiedades adquiridas con fondos del subsidio o con los fondos de contrapartida), incluya esa informaci贸n en los renglones 10, I - o. El rengl贸n 10 i, debe indicar la cantidad total comprometida como fondos de contrapartida como se indica en el recuadro 13 de su Acuerdo de Adjudicaci贸n. El rengl贸n 10j debe indicar los fondos de contrapartida ya gastados. Solamente si su organizaci贸n tiene un NICRA ("tasa de costo indirecto negociado, por su sigla en ingl茅s) y los costos indirectos se incluyeron en su presupuesto propuesto, complete el rengl贸n 11.
- Certifique el formulario completando la secci贸n 13, escanee el formulario y env铆elo como un archivo adjunto a un correo electr贸nico o mande el formulario con la firma original por correo regular al Administrador de su subsidio en la DBHC del USFWS (Contacts).
Siempre recuerde cu谩l es su compromiso (objetivos propuestos) y cu谩les deben ser sus logros (objetivos logrados) y resultados (documentos, informes, productos) al completarse el periodo de su subsidio..
Consulte el acuerdo de su subsidio (el documento de una 辫谩驳颈苍补 titulado Acuerdo de Adjudicaci贸n, "assistance award") y las Pautas para los Subsidios con regularidad, especialmente antes de la presentaci贸n de los informes anuales y finales y antes de realizar gastos o recibir contribuciones de contrapartida de mayor envergadura.